小海按:
创业初期面对的棘手问题之一是如何作出高质量决策,本文将提供的是一些原则和方法,推荐创业者当作决策事项清单使用。
“是不是要吸纳一位重要优秀的候选人进入公司作为合伙人”“公司的下一步战略发展方向”“如何权衡选择目前几家机构的TS”等。在面临极大不确定因素和对公司影响至深的决策时,优秀的创始人需要更多的信息来帮助他们更好权衡利弊,做出更适合的决策。
优质决策是什么样的?
什么时候需要决策框架?
企业的大部分决策是低风险的,由该领域的领导者单方面拍板决定就可以了(比如要不要将这周的会议从周一改到周二等等)。
只有面对不够明确的高风险决策时,才需要决策框架。高风险意味着这一决策存在长期影响,或者一旦决策错误,需要付出巨大的代价。
决策的流程可以非常轻量级,比如说我就曾经目睹过一个决策在15分钟的线上会议中从无到有,但遇到重大决策时,也可能需要花上好几周的时间。根据经验,你可能可以更快判断这套框架在什么场景下使用更适合。在其他情况下,只有当你发现分歧或不清楚下一步行动的时候,才会知道应该运用Coinbase的这套决策框架。
不论是什么决策,一旦你决定采用此套决策框架,跟随以下步骤即可。
设定决策框架
1.设定参数
在这一步,你需要让所有人都充分了解决策是如何做出的,提前让参与者获悉决策内容,有助于获得认可,以及最小化二次猜疑的影响。
以下几点需要注意:
l 决策日期——提前明确截止日期,以防落入分析瘫痪的困境(为了获取更多信息而等待太长时间)。一个确定的截止日期同样也能给消息不灵通、翘首以盼等着决策出炉的各方一颗定心丸。
l 复盘日期——提前询问决策组成员,确定该决策执行时间,以免过早对此决策进行复盘。没有决策是板上钉钉、不可修改的,你只需明确何时、以何种方式重新对决策展开讨论。当决策朝错误方向发展时,决策者也有权及时止损,随时按下“应急按钮”,提早开启对该决策的二次讨论。
在任何决策进程中都有三类人:
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决策者——负责拍板做决定;
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意见提供者——对最终决策起一定影响;
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利益相关方——受决策影响的个人或团体。
意见提供者的理想数量约在3~8人间,超过8人或少于3人时,讨论效果可能会大打折扣。由于决策可能会对大部分人产生影响,尽量保证每个受影响单位都有一位代表参与决策。最后,决策可以分为三类:
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二元型——“是或否”决策,诸如是否要雇佣某人,是否要收购某家公司等;
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优先次序型——必须对一系列选项排序,例如从100个选项中选出接下来要优先专注的5个功能;
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选择型——从众多选项中选出一个,比如为一款新产品命名。
决策者应该是一个人还是一群人?对于大多数决策,我更倾向选择某一人为决策者,这样会更简洁高效。但是,对于高风险的决策来说选择多个决策者参与也很合理(不正确的“Yes”决策要付出的代价比不正确的“No”决策更高)。
就像银行也需要多人审批才能转移大笔资金一样,你可以增加决策者数量,并赋予他们否决权,以更好地管控高风险决策。这意味着,只有当所有人都同意某一决策时,这项决策才能通过。如果矫枉过正,坚持要求所有意见提供者都一致同意时,才通过某个决策,此举固然会进一步降低决策的错误概率,但同时也会压缩你的利益空间(比如“委员会设计”)。在某些领域(比如说风投),Yes决策会看起来像反向押注,团队成员不大可能达成一致,因此太过保守可能也会引起更大风险。
权衡利弊,为你的特定决策找到合适的决策者数量。
总的来说,如果一次错误决策的代价在可接受范围内,那么选择单一决策者,以争取速度红利;但如果一次错误决策的代价过于惨重或无法弥补,可以通过增加决策者数量降低过大的下行风险。
2.审议
接下来,你需要将所有意见提供者和决策者聚集到一间屋子里,以实现信息共享,并获得他们的支持。
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列举选项
针对选项展开一次小型头脑风暴。先尽可能多地列出选项,再进行一定判断和筛选。鼓励每位参与者都积极思考,提出想法。一旦做出决定,尝试合并一些重复的选项。注意,当你在做二元型决策时,你可以跳过此步骤,因为你已经知道选项了:是或否。
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展示数据
此时,你将需要从客户、对比测试、法务团队、外部顾问等处收集的一切数据展示给决策团,且最理想的情况是,这些数据都应该在本次会议前发给决策团提前阅读了解。
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一轮投票(盲投)
在意见提供者中组织第一轮投票以了解大体情况,如果通过盲投的方式,任何人都不知道其他人的票,这样的效果会更好。对二元型决策来说,倒数三秒,让大家用拇指向上或向下来表示同意或反对。而对于优先次序型或选择型决策来说,让所有人都在电子表格上填写(尽量让他们不要参考其他人的答案)。
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讨论优劣势
和房间里的每一位参与者沟通,从资历最低的到最高的,了解他们投票背后的理由。交流可以不限形式,但要有一定时间限制。记录下每一选项的优缺点和背后的理由。鼓励每位参与者积极发言,激起他们的好奇心,带领他们尝试、学习新观点。在这个过程中,你会发现,你所列举的选项各有弊病,不存在最佳选项。你可以持续更新这张表格,不断增添或合并选项。
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二轮投票
最后,当所有意见提供者都已经仔细倾听过他人意见后,即信息共享已经实现最大化时,发起第二轮投票,并观察是否有人改变所投选项。将第二轮投票结果记录在电子表格中存档。少数情况下,在这一阶段大家会达成一致,决策人的工作就变得无比轻松。大家只需将决策传达下去,整个工作就结束了。但更多的时候,决策者的工作还远未结束。必要时,你可以在决策日期内,再举行一轮讨论和投票。
3.决策
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做出决策
决策者可以花一到两天的时间来斟酌所有意见,并做出最后决策。即使并未找到“最佳选项”,决策者仍需要在决策日期前做出自己的选择。
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上传下达
将决策通过邮件发给所有利益相关方,内容需包括意见提供者清单、已考虑的选项、理由概要(此决策的优劣势)以及复盘日期。邮件中不需要包括谁投了哪个选项,因为在此阶段,你们团队已经达成共识,会共同砥砺前行。
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记录决策
最后,将投票所使用的电子表格妥善保存,例如存档到谷歌云盘,以便之后回顾。你还可以创建一个“复盘日”提醒,以召集所有意见提供者对该决策再次展开讨论,不断学习。复盘一个错误的决策是如何做出的(事后分析)也是一件非常有收获的事情,也是一个警惕历史修正主义者的好办法。
如果决策存在异议,通过邮件告知,给予他们时间来消化此决策,比在办公室直接面对他们的第一反应要更合适。
在很多组织和企业,艰难的决策都是压力之源,但你可以化压力为动力。在高速运转的优秀的企业,艰难决策往往是推动企业快速发展、推动创新、成为赢家的难得机遇。有很多因素会阻碍决策、引起混乱,但熟能生巧,随着决策经验的不断增多,你会愈发对此得心应手。我制作了一张可能引起决策失败的模式清单,并为其取了一个好记的名字:
l 人多嘴杂
太多没有意义的寒暄,太少有质量的意见提供、信息共享。
l 无头苍蝇
直到战线已定,都群龙无首,没有明确的决策者。
l 突然空降
直到很晚才发现某人应该参与意见提供,并试图中途将其加入。
l 利益冲突
决策者有站队倾向,无法保持中立。
l 混乱无序
经理指定自己为决策者,但实际上应该将决策权交给团队中的其他人。
l 滥用职权
经理指定某人为决策者,但却在最后一刻否决其决策。(当你委派他人为决策者时,你必须做到无论决策如何,都尊重最终决定,绝不干涉)。
l 应声虫
交流结果被最具权威、最有发言权、资历最老的人的观点左右,而不听取其他人的意见。
l 巧合性共识
通过邮件往来(纷纷+1表示同意的局面),一次性对话或匆忙召集一群有事在身的人开会等方式做出的决策,实际是完全没有经过谨慎思考的结论。
l 分析瘫痪
因为想要搜集更多数据而将某一决策不断推迟,错过了决策日期。(“让我们做个对比测试吧!”就是一种过度追求数据的形式)
l 创造力杀手
未能区分选项列举和选项评估之间的差异。
l 放弃权宜之计
老是想着“没有一个好的选项”,从而忽略了“保底”的选择。
l 流程过多
在面对低风险决策时,却套用决策框架流程,将问题复杂化。其实在这种情况下,经理一个人拍板决定会更高效、更迅速。
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